Mình là chuyên viên tư vấn du học Hàn Quốc ở Hà Nội. Dạo này buổi tối mình đứng thêm lớp tiếng Hàn giao tiếp và TOPIK sơ cấp. Mình theo sát được học viên. Mở thêm lớp học giúp quá trình ôn luyện ngoại ngữ hiệu quả hơn, nhưng khâu thu học phí online mỗi đầu tháng làm mình mệt mỏi và tốn đến 2 giờ đồng hồ mỗi tối. Đêm nào học sinh đóng tiền xong, mình cũng phải căng mắt dò lịch sử trên màn hình điện thoại bé xíu để kịp thời mở tài liệu ôn tập cho buổi sáng hôm sau.
Chuyện thu tiền bằng chuyển khoản báo có thủ công
Hồi đầu mới mở trung tâm nhỏ, mình suy nghĩ về luồng vận hành đơn giản. Mình thường gửi số tài khoản cá nhân vào nhóm Zalo chung, dặn dò các em khi nào chuyển khoản đóng học phí 2.000.000đ thì nhớ ghi rõ mã học viên, cứ thế mà làm.
Mình lên văn phòng làm hồ sơ xin visa. Tối dạy từ 19h đến 21h. Vừa tắt máy chiếu xong là mình làm kế toán. Có hôm mình mở lớp TOPIK cấp tốc với mức phí 1.990.000đ cho mười lăm bạn. Tám giao dịch cùng số tiền 1.990.000đ nổ vào tài khoản Vietcombank trong một buổi tối khiến mình hoa mắt chóng mặt. Học sinh chưa có thẻ ngân hàng nên các em mượn điện thoại phụ huynh chuyển tiền mà quên ghi cú pháp tên nên mình phải đi tra soát lại từng phụ huynh tốn kém thời gian và mệt bở hơi tai mỗi khi có lớp mới mở.
Một đống biên nhận na ná nhau hiện ra trên màn hình điện thoại. Mình nhẩm tính lịch sử giao dịch rồi lỡ tay khớp nhầm tên người nộp tiền do nhìn nhầm dòng trạng thái giống hệt nhau. Hôm sau mình đánh dấu thành công cho một em chưa nộp, còn phụ huynh chuyển khoản đầy đủ lại bị nhắc nợ trên Zalo. Mẹ của em gọi điện lên trung tâm mắng mỏ gay gắt. Mình áy náy. Sự việc nghiêm trọng này buộc mình phải đứng ra chân thành xin lỗi phụ huynh và hứa rà soát lại toàn bộ quy trình nhận tiền mặt của trung tâm trong tháng này.
Khổ sở với việc cấp quyền truy cập khóa học
Không chỉ có lớp dạy trực tiếp tại trung tâm, mình còn tự quay video bài giảng ôn thi TOPIK bán qua nền tảng web riêng. Việc thu học phí online thủ công áp dụng vào mô hình qua video giá 500.000đ này sinh ra vô số lỗi lặt vặt kinh khủng mà mình không lường trước được khi mới bắt tay vào vận hành dự án. Web bị lỗi.
Học viên thao tác mua khóa học và chuyển khoản lúc 23h thì sáng hôm sau mới được cập nhật trạng thái đã nộp tiền. Vài bạn sinh viên thức khuya muốn cày thêm bài tập ôn thi nhưng đành ngó màn hình chờ đợi vì không ai trực hệ thống lúc đó. Cảm giác nhiệt huyết học hành bị dội một gáo nước lạnh làm nhiều bạn nản chí, thậm chí một vài phụ huynh còn liên tục nhắn tin đòi lại tiền đóng học ngay trong đêm đó do hiểu nhầm, giận dữ ra mặt.
Mình từng nghe cậu bạn dân IT gợi ý dùng dịch vụ Stripe hay PayPal gắn vào web để thanh toán nhanh hơn. Mấy cổng quốc tế nhận tiền đô rồi ngâm của mình 3 ngày mới chịu nhả về tài khoản nội địa. Tiền phí mỗi lần giao dịch khá cao và trung tâm khó xuất hóa đơn mã số thuế hạch toán hợp lệ ở Việt Nam. Mình cắn răng tiếp tục làm tay từng biên lai cho đến khi tìm được giải pháp thu tiền phù hợp mô hình, mà cái này khá khó. Những giải pháp thanh toán ngoại này bản chất chỉ phù hợp với các mô hình bán sản phẩm số xuyên biên giới thay vì các trung tâm quy mô nhỏ như của mình lúc này.
Chuyển sang thu học phí tự động để nhẹ đầu
Mình lân la lên diễn đàn mạng tìm hiểu xem các trung tâm giáo dục lớn giải quyết rắc rối vận hành ra sao. Tình cờ mình đọc được cách làm của Khánh Hùng Academy, nơi họ đang quản lý dữ liệu 40.000 học viên. Họ áp dụng một hệ thống quản lý học phí tự động để dòng tiền chạy vào khớp danh sách lớp học mà không cần đến sự can thiệp thủ công từ bất kỳ nhân viên kế toán nào, mình ngạc nhiên hẳn ra.
Mình quyết định tạo tài khoản trên hệ thống MONA Pay để dùng thử tốc độ của nó. Điểm khoái nhất là tiền đóng học vẫn chạy thẳng vào tài khoản ACB của trung tâm chứ không bị kẹt ở ví điện tử trung gian. Tiền về ngay. Điều này giải quyết bài toán thiếu hụt dòng tiền mặt lưu động mà mình gặp phải khi thử nghiệm các cổng thanh toán quốc tế trước đây trong quá trình tìm kiếm công cụ tối ưu cho trung tâm.
Để kết nối với ngân hàng, mình nhập mã OTP hai lần trên bảng điều khiển là xong, mọi thứ chạy khá mượt. Hệ thống thông minh cấp cho mỗi học viên một mã VietQR riêng biệt. Bạn nào chuyển tiền qua mã định danh đó, ngân hàng ACB nhận được tiền là bắn thông báo về MONA Pay. Máy móc xử lý dữ liệu rồi phản hồi lại trong vòng 10 giây để ghi nhận trạng thái giao dịch hoàn tất trên sổ sách, giúp quá trình đối soát sau này đơn giản và nhanh gọn hẳn.
Báo có tức thì qua ứng dụng chat Telegram
Tính năng thay đổi thói quen làm việc hàng ngày của giáo vụ chính là chức năng webhook đẩy thông báo trực tiếp. Phụ huynh thao tác đóng tiền xong, hệ thống đẩy dữ liệu về phần mềm để tự động mở khóa bài giảng, đồng thời gửi email biên nhận cùng link khóa học cho người dùng ngay trong phút đó, webhook chạy êm.
Song song quá trình gửi thư, nhóm chat Telegram phòng học vụ nhận được tin nhắn báo cáo. Bot nhắn liên tục. Nội dung tin nhắn hiển thị tên người nộp, số tài khoản, mức phí 1.990.000đ và mã đơn hàng. Mình và đội ngũ giáo vụ chỉ việc lướt xem các tin nhắn báo về trên nhóm chat Telegram để biết chính xác bạn học viên nào vừa thanh toán xong gói cước ôn thi TOPIK nâng cao.
Đội ngũ nhân viên tư vấn không còn nhường nhau cầm chiếc điện thoại duy nhất cài app ngân hàng để canh thông báo. Mọi người đều thấy rõ luồng tiền vào theo thời gian thực 24/7 để chủ động chăm sóc học viên. Thu học phí online tự động giúp hệ thống khớp lệnh chính xác đến từng đồng. Ba giao dịch cùng mức giá xuất hiện nối tiếp nhau trong vòng 10 phút vẫn được phần mềm phân biệt rành rọt nhờ mã VietQR riêng do chính hệ thống sinh ra ngẫu nhiên, máy chưa nhầm lần nào.
Những điểm mình chưa ưng ý về công cụ này
Dù quy trình thu học phí tự động cải thiện luồng làm việc, hệ thống này vẫn tồn tại điểm dở làm mình lấn cấn khi thao tác, chưa ngon hẳn. Vấn đề nhỏ nhặt này dù không ảnh hưởng nghiêm trọng đến tổng thể nhưng đôi khi làm chậm tiến độ xử lý hồ sơ cuối ngày của các bạn nhân viên tư vấn tại văn phòng của mình.
Hệ thống MONA Pay và công cụ xuất hoá đơn điện tử MONA eInvoice hiện tại vẫn bắt người dùng đăng nhập vào 2 màn hình riêng biệt chưa gộp chung một tài khoản. Mình phải nhớ 2 lớp mật khẩu và liên tục chuyển qua lại giữa 2 tab trên máy tính khi cần tra cứu biên lai đóng tiền lẫn xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho học viên. Việc chưa đồng bộ dữ liệu vào nền tảng quản lý duy nhất làm mạch làm việc bị khựng lại mỗi lần cần đối soát đầu tháng. Lỗi này phiền.
Bên cạnh đó, gói dịch vụ miễn phí giới hạn chặt ở mức 500 giao dịch đầu tiên mỗi tháng. Đợt nào trung tâm chạy chiến dịch tuyển sinh mạnh, mở nhiều lớp kỹ năng ngắn hạn và học viên đóng tiền lắt nhắt, số lượt thu học phí online vượt qua mốc này là mình phải trả gói phí 99.000đ. Nó làm mình hơi xót ruột một chút khi so sánh với thói quen dùng ứng dụng ngân hàng cá nhân vốn dĩ không tốn đồng tiền phí duy trì nào, mình khá tiếc chỗ này. Khoản phí nhỏ lẻ này tích tiểu thành đại cũng tốn kém.
Rút ngắn quy trình đối soát kế toán cuối tháng
Bỏ qua phiền toái nhỏ lẻ kia, công cuộc dọn dẹp sổ sách giấy tờ cuối tháng của mình thảnh thơi hơn trước, xong việc sớm hẳn. Trước đây mình phải tải file Excel từ app ngân hàng, in ra giấy rồi dùng bút dạ quang tô màu từng dòng giao dịch thu học phí online để tránh bỏ sót.
Bây giờ công việc nhàn hạ hơn. Mình chỉ cần truy cập bảng điều khiển my.monapay.vn trên máy tính để xem báo cáo tổng hợp. Danh sách dòng tiền hiện ra rành mạch theo số tài khoản ảo, xếp gọn 100 dòng Excel hiển thị trên một trang màn hình. Số liệu tự động khớp khít danh sách lớp trên phần mềm. Giao dịch nào bị rớt mạng do lỗi đường truyền hay phần mềm chưa kịp ghi nhận thì mình nhìn lướt qua màn hình là phát hiện ra ngay để xử lý thủ công phần thiếu, khá nhanh.
Việc gỡ bỏ gánh nặng thu học phí tự động giúp mình có thêm 5 giờ rảnh rỗi soạn giáo án chất lượng và chấm bài luận ngoại ngữ. Mình căn dặn học trò phải trang bị kỹ năng sống cẩn thận trước khi bay ra nước ngoài. Việc các em tập thao tác thanh toán số ở nhà cũng giống hệt như trải nghiệm tự mình đi mở tài khoản ngân hàng sau khi nhập học tại Hàn Quốc vậy, quá thiết thực luôn.
Nhìn chung mọi thứ chạy ổn. Cuối tuần này mình dự định sẽ ngồi ngâm cứu thêm công cụ tra cứu tên miền để tự tay thiết kế trang web nhỏ giới thiệu cho kỳ tuyển sinh mùa đông sắp tới, đồng thời tích hợp cổng thanh toán này vào luôn.
