Nhật Bản đã trở thành điểm đến lý tưởng của nhiều du học sinh, thực tập sinh và lao động quốc tế. Mặc dù vậy, thủ tục để có thể nhập cảnh và lưu trú tại Nhật vẫn còn khá nhiều người chưa biết đến. Chính vì vậy, trong bài viết này, Du học PT Sun sẽ giới thiệu đến bạn toàn bộ những thông tin liên quan đến COE là gì, xin COE bao gồm những giấy tờ gì, cùng với các mẹo quan trọng giúp bạn tăng tỷ lệ đỗ khi phỏng vấn COE cho du học Nhật Bản.
COE là gì?
Chứng chỉ COE là viết tắt của “Certificate of Eligibility” trong tiếng Anh, có nghĩa là “Giấy Chứng Nhận Tư Cách Lưu Trú”. Đây là một tài liệu được cục xuất nhập cảnh của Nhật Bản cấp. COE xác định xem bạn có đủ điều kiện để lưu trú hợp pháp tại Nhật Bản hay không. Do đó, COE có vai trò quan trọng và là một trong những giấy tờ cần thiết khi bạn dự định lưu trú tại Nhật Bản hơn 3 tháng.
Các trường hợp cần phải xin COE là khi bạn đến Nhật Bản với mục đích du học, làm việc hoặc định cư lâu dài, và thời gian lưu trú dự kiến là trên 3 tháng. Còn đối với những chuyến đi ngắn hạn dưới 3 tháng như hội họp, du lịch, thăm thân, hoặc công tác thì không cần COE.
Để xin giấy lưu trú tại Nhật, cần phải đáp ứng những điều kiện sau đây:
- Có khả năng tài chính tốt, được bảo lãnh bởi người có thu nhập ổn định và có khả năng chứng minh được điều này.
- Đối với du học sinh, phải có thành tích học tập tốt.
- Có nguyện vọng và kế hoạch đi Nhật để phát triển tương lai.
- Có kế hoạch học tập và làm việc cụ thể, rõ ràng.
COE và Visa Nhật Bản có gì khác nhau?
Sự khác nhau giữa Visa và COE là gì? COE và Visa không phải là một. Visa Nhật Bản là giấy phép nhập cảnh, do đại sứ quán Nhật Bản cấp, xác định quyền nhập cảnh vào Nhật. COE là điều kiện cần thiết để xin visa du học từ 3 tháng trở lên tại Nhật. Cụ thể hơn, bạn có thể tham khảo bảng sau:
| COE (Certificate of Eligibility) | Visa Nhật Bản | |
| Ý nghĩa | Giấy chứng nhận tư cách lưu trú | Thị thực cho phép nhập cảnh và lưu trú tạm thời tại Nhật Bản |
| Người cấp | Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản | Lãnh sự quán hoặc đại sứ quán Nhật Bản ở nước ngoài |
| Đối tượng | Người muốn lưu trú lâu dài tại Nhật (hơn 3 tháng) | Tất cả cá nhân muốn nhập cảnh và lưu trú tạm thời tại Nhật Bản |
| Thời hạn | Không có thời hạn cụ thể, nhưng có thể dùng để xin visa trong 3 tháng | Tuỳ thuộc vào loại visa, có thể là từ vài ngày đến nhiều năm |
| Quy trình xin | Cần được cấp trước bởi cục Xuất nhập cảnh trước khi xin visa | Xin tại lãnh sự quán hoặc đại sứ quán Nhật Bản ở nước ngoài |
| Yêu cầu bổ sung | Có thể yêu cầu thêm giấy tờ hoặc thông tin khác từ người xin visa | Thường yêu cầu bổ sung giấy tờ và thông tin cá nhân khi xin visa |
| Mục đích sử dụng | Chứng minh tư cách lưu trú hợp pháp tại Nhật Bản | Cho phép nhập cảnh và lưu trú tạm thời tại Nhật Bản theo mục đích cụ thể |
| Phí | Có thể có phí xin COE tùy theo trường hợp | Có phí xin visa, phí xin thị thực tùy theo loại visa và quốc gia |
>>> Xem thêm: Du Học Nhật Bản: Điều Kiện, Hình Thức, Học Bổng Và Lưu Ý Đi Du Học
Thời gian xin COE Nhật Bản thường mất khoảng bao lâu?
COE là gì? Thời gian xin COE mất bao lâu? Thời gian xin COE (Certificate of Eligibility) Nhật Bản thường dao động tùy thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm loại visa và tình hình làm việc của cục xuất nhập cảnh Nhật Bản tại thời điểm đó. Tuy nhiên, trong điều kiện bình thường, quá trình này thường mất từ 1 đến 3 tháng. Đôi khi có thể mất thêm thời gian nếu cần bổ sung thông tin hoặc giấy tờ.
Thời gian xin COE Nhật Bản có thể thay đổi tùy theo từng đối tượng như sau:
- Du học sinh: Thời gian xử lý COE cho du học sinh thường mất từ 1 đến 3 tháng. Quá trình này có thể kéo dài nếu cần phải kiểm tra thông tin học bạ, kế hoạch học tập hoặc các yếu tố khác.
- Người lao động: Đối với người lao động, thời gian xin COE thường mất khoảng 2 đến 4 tháng. Điều này có thể phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể từ nhà tuyển dụng và tình hình làm việc của cơ quan xuất nhập cảnh.
- Du lịch hoặc thăm người thân: Đối với các trường hợp này, COE không được yêu cầu. Thay vào đó, du khách hoặc thăm viếng có thể xin visa trực tiếp từ đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Nhật Bản. Thời gian xử lý visa thường ngắn hơn, thường chỉ mất từ vài ngày đến một tuần.
Hồ sơ chuẩn bị xin COE bao gồm những gì?
Hồ sơ xin COE là gì? Người đăng ký cần chuẩn bị những giấy tờ nào? Hồ sơ chuẩn bị để xin COE (Certificate of Eligibility) tại Nhật Bản bao gồm các tài liệu sau:
- Đơn xin COE: Đây là mẫu đơn chính thức để yêu cầu cấp COE, thông thường được cung cấp bởi cơ quan xuất nhập cảnh hoặc trường học.
- Hộ chiếu: Bản sao hộ chiếu của người xin COE còn hiệu lực ít nhất 6 tháng.
- Ảnh chân dung: Các bức ảnh chân dung theo quy định của cơ quan xuất nhập cảnh.
- Bằng cấp và học bạ: Đối với du học sinh, cần có bằng cấp và học bạ có liên quan đến khóa học đăng ký.
- Bảng kế hoạch học tập và làm việc: Đưa ra một kế hoạch chi tiết về mục tiêu học tập và công việc dự kiến tại Nhật Bản.
- Bằng chứng tài chính: Bằng chứng về khả năng tài chính của người bảo lãnh hoặc tài khoản ngân hàng của người xin COE.
- Bảo hiểm y tế: Chứng minh việc có bảo hiểm y tế phù hợp khi lưu trú tại Nhật Bản.
- Thông tin về bảo lãnh (nếu có): Nếu có người bảo lãnh, cần cung cấp thông tin và bằng chứng về thu nhập và quan hệ gia đình.
- Bằng chứng về mục đích lưu trú: Ví dụ như thư mời từ trường học hoặc thông tin từ nhà tuyển dụng nếu là người lao động.
>>> Xem thêm: Du Học Nhật Nên Chọn Vùng Nào Là Hợp Lý Nhất? Đặc Điểm Từng Khu Vực?
Vì sao không bao giờ có chuyện chắc chắn đỗ 100% COE?
COE là gì? Có khả năng chắc chắn đậu 100% COE không? Không bao giờ có chuyện chắc chắn đỗ 100% COE vì có nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến quá trình xin COE, bao gồm:
- Điều kiện cá nhân: Mỗi trường hợp đều có điều kiện và yêu cầu riêng biệt. Không phải tất cả các trường hợp đều đáp ứng đủ điều kiện để được cấp COE.
- Thẩm định từ cơ quan xuất nhập cảnh: Quyết định về việc cấp COE được dựa trên quy định và thẩm định của cơ quan xuất nhập cảnh, và có thể phụ thuộc vào quan điểm và tiêu chuẩn của họ.
- Khả năng tài chính và bảo lãnh: Việc chứng minh khả năng tài chính và bảo lãnh là một yếu tố quan trọng, nhưng không phải tất cả các trường hợp đều có thể cung cấp đủ bằng chứng để chứng minh điều này.
- Thời gian xử lý: Quá trình xin COE có thể mất thời gian và không phải lúc nào cũng diễn ra nhanh chóng, điều này có thể tạo ra sự không chắc chắn trong việc đạt được COE.
Vì những lý do này, không có đảm bảo nào cho việc đỗ 100% COE, và người xin COE cần hiểu và chấp nhận điều này khi tiến hành thủ tục.
Các lỗi bị từ chối COE thường gặp
Các lỗi trượt COE là gì? Dưới đây là bảng liệt kê những lý do phổ biến khiến bạn trượt phỏng vấn COE du học Nhật Bản:
| Lý do chung | Lý do cụ thể | Ký hiệu |
| Tình trạng cư trú và lịch sử xuất nhập cảnh không đáng tin cậy | Đã từng ra nước ngoài sang Nhật trước đó | 1A |
| Đã từng bị trục xuất khỏi Nhật | 1B | |
| Lý lịch học tập hoặc tạm trú không tốt trước đây | 1C | |
| Không khai báo lịch sử xuất nhập cảnh trước đó | 1D | |
| Lý lịch không đáng tin cậy | Từ chối COE trước đó mà không có giải trình hoặc bằng chứng | 2A |
| Không chấp nhận giải trình lý do từ chối COE trước đó | 2B | |
| Không chấp nhận hồ sơ nếu không đầy đủ | 2C | |
| Thiếu năng lực học tập và ý chí học tập | Thiếu tính hợp lý trong kế hoạch học tập và lý do du học | 3A |
| Không có đủ bằng chứng về năng lực và ý chí học tập | 3B | |
| Thiếu tin tưởng vào việc học tiếng Nhật | 3C | |
| Không có đủ bằng chứng về năng lực học tiếng Nhật | 3D | |
| Hồ sơ nộp không đầy đủ hoặc không chính xác | Thiếu các tài liệu quan trọng như bằng cấp, chứng chỉ,… | 4A đến 4L |
| Liên quan đến người bảo lãnh | Không có lý do chính đáng về việc hoàn trả chi phí | 6D |
| Các lý do khác | Nếu bị từ chối COE, cục xuất nhập cảnh sẽ cung cấp phiếu báo lý do trượt, bao gồm mã hồ sơ, quốc tịch, tên và mã lý do trượt COE |
>>> Xem thêm: Xuất Khẩu Lao Động Hàn Quốc Visa E9 Là Gì? Chi Tiết Về Thủ Tục Visa E9
Làm gì khi bị từ chối COE tại Nhật Bản?
Trong trường hợp bạn trượt COE, hãy thực hiện theo các bước hướng dẫn của chúng tôi dưới đây:
- Bước 1: Hãy xác định rõ nguyên nhân vì sao bạn bị đánh trượt COE là gì?
Khác với Visa, khi trượt COE, cục xuất nhập cảnh tại Nhật Bản sẽ trả lại cho nhà trường 1 phiếu báo lý do trượt. Vì vậy, với những bạn du học có thể yêu cầu công ty tư vấn du học liên hệ trực tiếp với trường mà bạn đăng ký để tìm được lý do chính xác nhất. Thông qua đó, bạn sẽ dễ dàng hơn cho việc xin lại COE lần 2.
- Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thật cẩn thận khi xin lại COE
Để xin lại COE bạn cần mất khoảng 6 tháng. Bởi vậy, khi đã biết rõ lý do vì sao bị từ chối tư cách lưu trú, bạn hãy chuẩn bị hồ sơ thật cẩn thận. Vướng phải lý do nào sẽ giải quyết ở lý do đó.
- Bước 3: Nâng cao trình độ tiếng Nhật
Tiếng Nhật tốt chính là lợi thế giúp bạn dễ dàng đỗ COE. Vì thế, để chuẩn bị cho lần xét duyệt COE tiếp theo, bạn hãy trau dồi khả năng tiếng Nhật của mình thật tốt.
>>> Xem thêm: Cách Đi Du Học Hàn Quốc: Xu Hướng Về Các Hình Thức Và Cách Chọn Lựa
Một số lưu ý khi trả lời phỏng vấn COE bạn cần nhớ
Tương tự phỏng vấn Visa, phỏng vấn COE cũng cần phải trải qua những cuộc phỏng vấn qua điện thoại. Vì vậy, bạn và người bảo lãnh cần lưu ý đến những điều sau để tăng tỷ lệ đậu COE hơn:
- Chú ý đến đầu số điện thoại: Đầu số của người phỏng vấn COE là gì? COE được cấp bởi cục xuất nhập cảnh tại Nhật, vì vậy hãy để ý các cuộc gọi từ các đầu số như: 0081, +81.
- Thái độ và giọng nói: Giữ thái độ lịch sự và giọng nói tự tin. Nếu không nghe rõ câu hỏi, hãy nhờ người gọi lặp lại hoặc làm ơn giảm lại âm lượng.
- Chuẩn bị thông tin cẩn thận: Hãy chuẩn bị thông tin chi tiết và chính xác, phù hợp với thông tin trong hồ sơ đã nộp.
- Chuẩn bị các câu hỏi thường gặp: Nắm vững các câu hỏi thường xuất hiện trong phỏng vấn COE để có sự chuẩn bị tốt nhất.
- Chuẩn bị điện thoại đầy pin: Đảm bảo điện thoại của bạn luôn sẵn sàng để nhận cuộc gọi, vì cục xuất nhập cảnh có thể gọi bất kỳ lúc nào trong giờ hành chính theo giờ Nhật Bản.
- Yêu cầu hẹn gọi lại nếu cần thiết: Trong trường hợp không thể trả lời câu hỏi tại thời điểm đó, hãy yêu cầu hẹn gọi lại và cung cấp lý do lịch sự.
- Nâng cao trình độ tiếng Nhật: Khả năng giao tiếp bằng tiếng Nhật là một lợi thế quan trọng trong quá trình xin COE. Hãy nỗ lực nâng cao trình độ tiếng Nhật của bạn.
Việc đi du học Nhật Bản không chỉ là ước mơ mà còn là một sự quyết tâm vững vàng của rất nhiều bạn du học sinh Việt Nam. Đừng để nỗi lo sợ về việc “trượt COE” làm bạn mất niềm tin trong hành trình chinh phục giấc mơ Nhật Bản của mình. Quan trọng hơn hết là sự vững vàng trong tâm lý và quyết tâm của bản thân cho mục tiêu học tập. Hy vọng rằng, những chia sẻ về COE là gì từ PT Sun sẽ giúp bạn tự tin hơn trên con đường chinh phục ước mơ của mình!
>>> Xem thêm: Du Học Nghề Hàn Quốc: Điều Kiện, Chi Phí & Những Giấy Tờ Cần Thiết
